Guide d'organisation d'un grandeur nature

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Guide d’organisation d’un

Guide d’organisation d’un

grandeur-nature de l’AJJRO

AJJRO, 2004-2005

Alors vous voulez organiser un GN ?

C’est très bien! En fait, il s’agit là d’une expérience particulièrement enrichissante. Par où devriez-vous commencer ? Lisez ce guide! Il décrit tout ce que vous pouvez et devez faire.

Quand devriez-vous commencer à organiser? Maintenant! En effet, il n’est jamais trop tôt pour s’y mettre. Une erreur fatale est de se prendre à la dernière minute. Il est préférable de commencer le plus tôt possible puisque plusieurs étapes du processus sont étonnamment longues. D’ailleurs, il est bon de toujours prévoir du temps supplémentaire, surtout à la dernière minute, pour s’occuper des imprévus. Si vous suivez dans l’ordre (ou à peu près) les étapes décrites ici, ça devrait aller comme sur des roulettes!

Voici un document qui regroupe des conseils pour aider ceux qui veulent organiser une partie grandeur nature (GN) à l’AJJRO. Ce ne sont pas des directives strictes, mais bien des conseils basés sur l’expérience de nombreux GN, qui n’ont pour but que de guider les organisateurs. Ceux-ci sont invités à se servir de leur jugement pour déterminer ce qui s’applique ou non, et ce qu’ils veulent garder ou laisser tomber. Ce guide s’applique principalement pour organiser des GN extérieurs pendant une fin de semaine, mais peut aussi être utilisé pour l’organisation de toute activité de jeu de rôle grandeur nature à l’AJJRO, comme des GN à l’intérieur pendant une journée, des GN urbains extérieurs pendant une soirée, etc. Il est recommandé de l’utiliser conjointement avec la trousse d’organisation. En annexe, vous trouverez un procédurier qui résume, dans un ordre chronologique logique, les tâches à accomplir.

Terminologie

Dans ce texte, les termes suivants sont utilisés avec ces significations:

Joueur: Personne qui ne connaît pas les secrets du scénario, et qui joue un personnage fabriqué selon les règles de la trousse de fabrication de personnage. Les joueurs payent pour participer à l’activité.

Non-joueur: Personne qui connaît au moins un certain nombre des secrets du scénario, et qui joue un ou plusieurs personnages, créatures ou monstres qui peuvent avoir des aptitudes et des pouvoirs qui ne suivent pas la trousse de fabrication de personnage. Les non-joueurs ne paient pas pour venir à l’activité mais ils travaillent pour l’AJJRO. Ils doivent donc se plier aux exigences des organisateurs des GN.

Organisateur: Personne nommée responsable par le C.A. de l’AJJRO de l’organisation et de la gestion d’une partie grandeur nature (GN). Cette personne peut aussi jouer un ou des personnages non joueurs pendant la partie.

Camp des PNJ: Partie du terrain inaccessible aux joueurs, où les organisateurs et personnages non joueurs (PNJ) se rencontrent pour échanger des informations, pour changer de costume ou de maquillage, pour planifier la suite du scénario, pour manger, se réchauffer et se reposer. Cette zone est hors-jeu pour les joueurs.

Avant de commencer: La soumission du synopsis

Pour que son scénario soit admissible, une équipe d’organisateurs/scénaristes doit respecter les critères suivants :

1- Être composé d'au moins 2 personnes et d'au plus 8 personnes (ceci ne comprend PAS toutes les personnes qui vont jouer des personnages non joueurs, seulement les organisateurs de la partie).

2- Comprendre au moins une personne ayant déjà organisé une activité de jeu de rôle grandeur nature pour l'AJJRO.

3- Être composé exclusivement de personnes ayant déjà joué des personnages non joueurs lors d'au moins une autre partie grandeur nature de l'AJJRO.

4- Être composé exclusivement de personnes membres de l'AJJRO au moment de la soumission du synopsis et qui ont l’intention de s’inscrire comme membre de l’AJJRO pour l’année de la partie grandeur nature.

5- Soumettre tous les documents mentionnés dans le « Guide d'organisation d'un grandeur nature » au plus tard aux dates annoncées par les administrateurs des activités.

Aussitôt qu’une équipe d’organisateurs/scénaristes a été regroupée, elle doit écrire un synopsis de son idée de scénario. Le synopsis est un document préliminaire qui sert à convaincre le C.A. que votre idée de scénario est viable. Le scénario n’a pas besoin d’être complété, ni même d’être entièrement clair pour les scénaristes pour que ceux-ci écrivent le synopsis. Il doit comporter 3 parties :

1- Le nom et les coordonnées (numéros de téléphone et adresses de courrier électronique) de chaque organisateur officiel, c’est-à-dire ceux avec qui le C.A. et les membres de l’AJJRO pourront communiquer pour leur parler de la partie. Les organisateurs officiels doivent être au moins 2 et au plus 8 personnes.

2- Un bref résumé de votre idée de scénario et de son organisation, assez complète pour en donner un bon apercu. Celui-ci doit avoir une longueur comprise entre 1/2 page et 1 page et 1/2 (avec une police clairement lisible de 12 points, à simple interligne)

3- Un paragraphe (maximum ½ page) décrivant ce que ce scénario a d’original, d’intéressant ou d’exceptionnel, et expliquant pourquoi il devrait être choisit plutôt qu’un autre. C'est l'occasion de vendre votre salade et de convaincre les lecteurs que votre scénario est le meilleur!

Le synopsis ne devrait pas contenir d’illustrations ou d’information autre que celle décrite ici. Le document doit être remis aux coordinateurs des activités au plus tard le 31janvier de l’année prévue pour votre GN. Le C.A. va ensuite consulter chacun des synopsis et décider des scénarios qui seront retenus. Ceux-ci seront annoncés au plus tard 10 jours après cette date. Une rencontre sera alors organisée (si possible avec au moins un représentant de chaque équipe en même temps) et des instructions plus complètes vous seront données. La date de chaque GN sera également choisie lors de cette rencontre. Lorsque l’idée de scénario a été acceptée, les organisateurs peuvent commencer à élaborer plus en détail les documents décrits plus bas.

Première étape: La rédaction

Aussitôt que l’idée de scénario a été acceptée et longtemps avant la partie, on doit écrire certains documents pour planifier l’histoire du GN. On suggère ici 6 documents importants: le scénario, le background de l’histoire, la description des personnages principaux, le bestiaire, l’horaire et l’introduction aux participants.

1- Scénario

Le scénario devrait être écrit longtemps à l’avance. Il raconte les événements qui vont probablement se produire durant le GN. Il devrait donc décrire en détail TOUS ce qui est prévu dans celui-ci, que ce soit des événements importants, des quêtes secondaires ou même seulement optionnelles. Il devrait aussi décrire plusieurs options possibles pour certains événements, dépendantes des actions des joueurs. Il ne devrait donc pas être trop linéaire. Également, il ne devrait pas décrire l’histoire qui a menée aux circonstances actuelles. Cet aspect devrait être inclus dans le background de l’histoire. Le scénario devrait cependant décrire ce que les personnages non joueurs sont supposés faire, à quel moment et pourquoi. Il peut même indiquer dans quel état d’esprit ceux-ci devraient se trouver et quelle attitude ils devraient avoir à chaque moment du scénario.

Quel style de scénario devriez-vous choisir? C’est un choix personnel. Certaines personnes aiment les scénarios impliquant deux ou trois grosses armées en conflit entre elles. Certaines autres aiment les scénarios où les joueurs sont placés dans de petits groupes. Certains aiment les parties avec beaucoup de combats, d’autres avec des intrigues politiques et diplomatiques, d’autres avec des énigmes et des mystères, d’autres avec beaucoup de magie. D’une façon ou d’une autre, vous ne ferez sans doute pas plaisir à tout le monde, mais il est possible de faire un bon compromis en mélangeant de façon équilibrée tous ces ingrédients. Notez qu’il n’est pas recommandé d’imposer des groupes artificiels, entre lesquels les amis vont se retrouver séparé. Si on désire imposer des groupes, il est préférable de laisser les gens s’inscrire dans le groupe de leur choix lors de leur inscription au GN.

Enfin, il n’est pas nécessaire de créer une histoire où les joueurs doivent absolument empêcher la fin du monde de se produire par des moyens exceptionnels et grandioses. Souvent, une histoire simple, bien montée mais à une échelle plus humaine, remporte plus de succès qu’une histoire épique compliquée. Après tout, si le monde était vraiment constamment menacé de destruction, il serait peu probable qu’il ait pu survivre jusqu’à maintenant.

2- Background de l’histoire

Ce document est différent du scénario, il s’agit de l’histoire déjà vécue (donc ne pouvant plus être changée) qui a mené à celui-ci. Le background de l’histoire explique pourquoi les choses sont maintenant ce qu’elles sont. Par exemple, comment un personnage donné est devenu le grand ennemi des joueurs, ou bien comment une guerre ayant lieu durant le scénario a débuté, etc. Il peut inclure une ligne de temps des événements passés pertinents au scénario. Ce document devrait aussi être écrit longtemps à l’avance.

Les organisateurs devraient décider ce que les joueurs avec des compétences spéciales (comme connaissance des légendes ou divination) peuvent connaître de l’histoire ou du scénario. Ils devraient ensuite préparer des feuilles d’informations supplémentaires pour ces joueurs.

3- Description des personnages principaux

Il est essentiel de bien définir les personnages non joueurs qui auront un rôle important à jouer dans le scénario. Plusieurs personnages devraient en effet avoir des informations à divulguer ou des actions critiques à poser. Comme les non-joueurs qui vont les incarner vont devoir être prêts à improviser et à prendre des initiatives, ils doivent avoir une bonne idée de la personnalité de ce personnage, de son attitude, de son histoire, de ses valeurs, de ses objectifs, etc. S’ils ont un bon “feeling” de leur personnage, ils vont se sentir plus à l’aise pour le jouer exactement comme les organisateurs l’avaient imaginé. Cette étape peut se faire partiellement en collaboration avec les gens qui vont incarner ces personnages. Il n’est pas nécessaire de décrire chaque personnage. Plusieurs ne seront pas assez importants dans l’histoire pour que ça soit nécessaire.

4- Bestiaire

Les organisateurs devraient monter un bestiaire décrivant chaque monstre, créature et personnage non joueur du point de vue des statistiques de jeu (points de vie et de magie, compétences, sorts, compétences naturelles ou spéciales, etc.). Ces créatures n’ont pas besoin de suivre la trousse de fabrication de personnage, ils peuvent avoir de nombreuses compétences ou aptitudes spéciales qui ne sont pas nécessairement à la disposition des joueurs. Un bon bestiaire devrait aussi inclure des indications pour aider à comprendre comment les créatures devraient être jouées (alignement, intelligence, attitude/comportement, organisation sociale, etc). Il est aussi utile d’inclure une brève description du costume à utiliser. Enfin, il devrait comprendre des données techniques que les non-joueurs devraient savoir par coeur (ex: il faut polyglotte III pour parler à cette créature, il est repoussé par un vade retro II et meurt avec un vade retro III, il n’est pas affecté par les sorts de charme, il peut voir l’invisibilité, etc.).

Il est aussi possible de consulter le bestiaire officiel du monde de l’AJJRO pour les créatures plus communes. Ces descriptions ne sont que des suggestions et peuvent être modifiées par les organisateurs de GN. À la fin de leur GN, les organisateurs devraient remettre une copie de chacune de leurs feuilles de créatures pour qu’ils puissent être ajoutés au bestiaire officiel.

5- Horaire

Il est très fortement recommandé de préparer un horaire DÉTAILLÉ et FLEXIBLE de la fin de semaine de GN. Pendant la partie, celui-ci devrait être installé bien en évidence au camp des PNJ, pour que les non-joueurs puissent le consulter au besoin. Idéalement, il devrait être divisé en périodes d’une durée d’une demi-heure. Tous les événements importants, comme les sorties de non-joueurs par exemple, devraient y apparaître. Bien sûr, chaque événement à l’horaire peut occuper plus qu’une période, ou moins. N’oubliez pas de prévoir les temps de repos des non-joueurs et des joueurs. L’horaire devrait réellement être:

1- DÉTAILLÉ: ce qui signifie qu’il doit comprendre tous les événements importants et toutes les apparitions et sorties de chaque personnage, groupe, créature ou monstre non joueur qui a été prévu dans le scénario. On devrait y voir l’heure de sortie et l’heure de retour prévue pour chacun de ces personnages, créatures ou monstres.

2- FLEXIBLE: ce qui signifie qu’il doit pouvoir être changé. Si un costume se brise, si un non-joueur est trop fatigué pour sortir, si les joueurs avancent trop rapidement ou trop lentement dans leurs quêtes, ou si on veut improviser autours d’une idée non planifiée, il peut arriver qu’on change l’horaire. Normalement, il devrait y avoir le moins possible d’événements qui dépendent d’un “timing” parfait.

En bref, un horaire peut être à la fois détaillé et flexible si on planifie tout dans les détails, mais qu’on est prêt à tout changer s’il le faut.

6- Introduction aux participants

Souvent très court (moins d’une page), l’introduction aux participants (souvent appelé « teaser ») est ce qui sera rendu public pour tout le monde, idéalement le plus longtemps possible à l’avance. Il a pour objectif de donner le goût aux gens de participer au GN, ainsi que de leur donner une idée du genre de scénario, de l’ambiance à laquelle il faut s’attendre, etc. Il sera affiché sur le site web de l’AJJRO.

Deuxième étape: La gestion des ressources humaines et du matériel

Ratio

Essayez d’évaluer à l’avance combien de participants vont s’inscrire (autant que possible). Trouvez un bon ratio de personnages non joueurs (PNJ)/joueurs (PJ). En général, un ratio d’environ 1PNJ/5PJ est un bon point de référence. Si vous voulez assurer un meilleur contrôle sur la partie et ce que font les joueurs, il est recommandé de faire passer ce ratio à 1PNJ/4PJ, ou même plus. Si vous visez une partie avec une plus grande liberté et indépendance des joueurs, un ratio d’environ 1PNJ/6PJ ou 1PNJ/7PJ est de mise. Rappelez-vous que plus vous aurez de non-joueurs, plus l’organisation risque d’être complexe et difficile à gérer. Moins vous en aurez, plus les joueurs risquent de s’ennuyer et plus les non-joueurs vont êtres surmenés.

Forfait nourriture

Les organisateurs sont responsables de décider si un forfait nourriture sera disponible, en quoi il consistera, qui fera et servira la nourriture, et combien ce forfait coûtera aux participants. Il est recommandé de fixer un prix pour les membres et un prix plus élevé pour les non-membres. Ils sont aussi responsables de s’assurer que les achats de nourriture ont été faits à temps (par eux ou par des personnes qu’ils auront désignées). Normalement, un forfait nourriture devrait s’autofinancer.

Il est également bon de planifier l’approvisionnement en eau des personnes qui vont faire la nourriture.

Choix et briefing des non-joueurs

Les non-joueurs devraient être choisis parmi les personnes disponibles les plus fiables, intègres et responsables. Ce devrait être des personnes qui sont capables de se donner en spectacle sans trop de gêne.

Préférablement, au moins un des organisateurs ou des non-joueurs devrait avoir des connaissances adéquates et à jour en premiers soins. Cependant, cela n’est pas toujours possible. Si ce n’est pas le cas, on devrait s’informer auprès des joueurs pour en trouver au moins un qui en ait. Dans toute activité de l’AJJRO, il devrait y avoir au moins une personne sur le terrain qui possède des connaissances adéquates en premiers soins. Ces personnes devraient être identifiées, et connues des organisateurs.

Les non-joueurs devraient être invités à participer à au moins certaines des réunions d’organisation du GN (ou même à toutes). De plus, ils devraient être brièvement rencontrés chacun individuellement pour s’assurer qu’ils comprennent bien ce qu’on attend d’eux. On peut les faire participer dans la création et l’élaboration des personnages ou créatures qu’ils vont jouer. Ils ne devraient rien révéler des informations confidentielles aux joueurs avant la partie.

Réunions d’organisations

Il est essentiel que les organisateurs fassent de nombreuses réunions d’organisation en commençant le plus tôt possible avant la partie. Lors de celles-ci. ils devraient se communiquer toute idée, initiative et projet. Il est recommandé de prendre des notes lors de celles-ci pour ne rien oublier. La communication entre organisateurs est capitale. Normalement, chaque organisateur devrait tout savoir sur la partie. À la fin de chaque réunion, il est recommandé que tout le monde s’entendre sur les tâches que chacun a à faire d’ici la prochaine réunion.

Il est aussi recommandé de communiquer par courriel ou par téléphone aussi souvent que nécessaire.

Inscriptions des joueurs

Les organisateurs sont responsables de prendre les inscriptions des personnes qui veulent participer à leur partie en tant que joueurs. Ce qui implique qu’ils sont responsables de les informer du lieu et des dates de l’activité, de l’heure où celle-ci débute et de l’heure où elle finit.

Au moment de l’inscription, ils doivent vérifier si la personne est membre (soit en exigeant de voir la carte de membre, soit en vérifiant sur la liste des membres au local) avant de lui accorder le rabais aux membres. Si la personne n’est pas membre, les organisateurs doivent vérifier si elle est majeure. Dans le doute, ils doivent exiger de voir une carte d’identité valide avec photo (carte d’assurance-maladie, permis de conduire, etc.). S’il la personne est mineure, il faut alors vérifier qu’elle a bien l’âge minimal requis par l’AJJRO (15 ans). Les personnes mineures doivent également faire remplir un formulaire d’autorisation parentale par un parent ou tuteur légal.

S’il y a lieu, ils sont également responsables de prendre les inscriptions pour l’autobus ou le co-voiturage, ou encore pour le forfait nourriture. Ils devront consigner avec précision tous les renseignements requis sur la feuille d’inscription fournie. Ils sont aussi responsables de ramasser l’argent pendant chaque période d’inscription et de ne jamais laisser celui-ci sans surveillance.

Les organisateurs devraient se réserver suffisamment de temps pour s’occuper des inscriptions au local, surtout vers la fin (plusieurs personnes ont tendance à s’inscrire à la dernière minute). Il devrait y avoir au moins un organisateur présent au local de 6 heures à 10 heures à chaque vendredi pendant au moins un mois avant l’activité. Ils devraient placer une table bien en vue et, au besoin, annoncer clairement qu’ils sont disponibles pour prendre les inscriptions. Ils devraient aussi être prêts à répondre aux questions des participants et de leurs parents. Le tout devrait normalement être fait avant la date limite d’inscription.

Les joueurs devraient également remettre une copie de leur feuille de personnage remplie avant la date limite d’inscription. C’est également une bonne idée de garder une trousse de fabrication de personnage à leur disposition à cette table.

Le matériel

Bien que ça ne soit pas essentiel, c’est une excellente idée de fabriquer au moins un costume spectaculaire jamais vu auparavant pour chaque nouvelle partie. Plus celui-ci sera hors de l’ordinaire et impressionnant, plus les joueurs apprécieront. On peut aussi fabriquer de nouveaux éléments de décors, accessoires, etc.

Les organisateurs sont responsables de se procurer tout le matériel dont ils ont besoin pour leur partie, que ce soit du matériel appartenant déjà à l’AJJRO ou du nouveau matériel acheté exprès pour le GN. Ils sont aussi responsable de fabriquer ou de faire fabriquer les costumes ou accessoires voulus, aux prix les plus bas possible. Pour ce faire, ils disposent d’une avance de fonds que le C.A. de l’AJJRO leur remettra à l’avance, après la remise de leur budget prévisionnel. Cet argent pourra ensuite être utilisé par les organisateurs pour acheter du matériel, des produits ou services. Les organisateurs du GN sont aussi responsables de s’assurer que tout le matériel est transporté sur le site du GN avant la partie. Ils doivent aussi s’assurer que les armes de mousse sont en bon état et sécuritaires.

Pour ce qui est des nouveaux costumes, les organisateurs peuvent faire appel aux non-joueurs pour se fabriquer eux-mêmes le ou les costumes qu’ils vont porter pendant la fin de semaine, en autant que ceux-ci ne soient pas trop élaborés ou coûteux. Si tel est le cas, les organisateurs devraient s’occuper eux-mêmes de les fabriquer ou de déléguer la tâche à quelqu’un de qualifié. Le comité des costumes et accessoires de l’AJJRO est composé de telles personnes. Celles-ci peuvent, si on les averti longtemps à l’avance, fabriquer ou acheter des costumes et autre matériel.

Les organisateurs devraient s’assurer que le matériel suivant est présent sur le terrain en quantité suffisante : bonbonne de propane (pour l’éclairage au camp des PNJ), duct tape, huile à lampe, papier de toilette et chaux (pour les latrines), sacs à déchets, serviettes humides (« wet ones », pour enlever le maquillage). Plusieurs de ces choses seront déjà sur place mais il vaut mieux s’assurer entre chaque GN qu’il en reste assez. Si à la fin d’un GN, il manque de certains de ces items, veuillez en aviser un membre de C.A. de l’AJJRO.

C’est une excellente idée de faire de la publicité pour une partie. Vous pouvez faire des affiches et les poster au local le vendredi soir. Vous pouvez soumettre un message ou une bannière pour qu’on les poste sur le site web de l’AJJRO. Vous pouvez en parler aux membres qui fréquentent le local. Si vous voulez, vous pouvez même faire de la publicité à l’extérieur de l’AJJRO (affiches, journaux, radio, télévision, etc.). Dans ce cas, vous pouvez demander de l’aide aux responsables des communications au C.A. de l’AJJRO. Certains ont déjà de l’expérience dans ce genre de démarche.

Finances

Dès le début, un budget (ou état des résultats) précis doit être tenu à jour. Une version prévisionnelle de ce budget est exigée avant que les organisateurs puissent obtenir une première avance de fond pour financer leur GN. Il est capital de surveiller chaque dépense, de les répertorier et de garder toutes les factures. Si vous ne pouvez obtenir une facture pour un achat donné, écrivez une note signée et datée avec le montant dépensé, la description précise de l’achat et l’endroit où il a été fait. Si les organisateurs du GN désirent faire un achat particulièrement important, un membre du C.A. de l’AJJRO devra être consulté.

Il est aussi très important de tenir un compte exact des revenus, donc des inscriptions et des paiements des joueurs membres et non membres.

Après le GN, un budget devra être remis à un des membres du C.A. au plus tard deux semaines après la fin de l’activité, avec les factures et l’argent non dépensé. Le trésorier du C.A. utilisera ensuite ces documents pour faire le budget annuel de l’AJJRO.

Transport

S’ils désirent fournir un autobus ou un autre moyen de transport vers le terrain du GN, les organisateurs sont responsables de faire le plus tôt possible les démarches nécessaires pour la réservation et le paiement d’un ou plusieurs moyens de transport adéquats pour le nombre de participants.

ATTENTION: La location d’un autobus coûte habituellement plus que l’argent ramassé des membres avec le supplément exigé pour prendre l’autobus. En conséquence, cette location ne s’autofinance habituellement pas. Il faut en tenir compte dans le budget.

Dernière visite du terrain

Durant la dernière semaine (sept jours ou moins avant le GN), au moins un des organisateurs devrait se rendre sur le site du terrain de jeu pour faire une dernière vérification générale. Entre autres, ils devraient s’assurer que celui-ci est propre et que tout le matériel nécessaire est bel et bien sur place. Ils peuvent aussi en profiter pour aménager des sites et cacher des objets qui serviront au jeu. Cette étape peut être faite seulement la journée même du GN, avant celui-ci, mais les organisateurs ont généralement déjà beaucoup à faire lors de cette dernière journée. Il est donc mieux de prévoir une autre visite quelques jours plus tôt.

Troisième étape: L’organisation pendant la partie

Homologation

Au début de chaque partie, le comité de l’homologation sera présent sur le terrain au moins durant les 2 heures avant le briefing (et probablement plus). Il est responsable de donner aux joueurs leur argent, les documents reliés à certaines compétences (connaissance des légendes, divination, etc.) et autres objets en jeu. Il est aussi responsable de vérifier la sécurité des armes, armures et boucliers, et de donner aux personnes n’ayant pas de costume adéquat un sac de jute pour cacher leurs vêtements anachroniques. À leur arrivée sur le terrain, les organisateurs devraient transmettre aux personnes responsables de l’homologation le matériel dont ceux-ci auront besoin. Entre autre, l’argent de jeu, les pierres précieuses, lingots et objets magiques en possession des joueurs, les documents pour les compétences comme connaissance des légendes, divination, etc.

Briefing

Au début de la partie, les organisateurs devraient faire un briefing avec les joueurs dans un endroit central, dans lequel ils pourront rappeler certains règlements importants, faire des annonces, présenter l’introduction de la partie plus en détail, répondre aux questions, etc. Lors du briefing, on devrait demander aux personnes possédant des qualifications de premiers soins de s’identifier à toutes les personnes présentes.

Organisation du camp des PNJ

Le camp des PNJ devrait toujours être gardé propre et ordonné. Le matériel devrait être gardé autant que possible à l’abri de la pluie et du vent. Il devrait comporter une section qui regroupera la paperasse: scénario et histoire, description des PNJ, bestiaire, feuilles de personnage pour chaque personnage joueur sur le terrain, papier blanc, plumes et crayons. L’horaire devrait y être affiché visiblement et une lampe de poche devrait être laissée en permanence à côté pour qu’il puisse être consulté la nuit. Il est aussi recommandé de laisser une montre au même endroit. Le camp des PNJ devrait également comporter une trousse de premiers soins (fournie par l’AJJRO). On devrait annoncer clairement à tous les non-joueurs où celle-ci se trouve. Les déchets devront être ramassés dans des sacs au fur et à mesure.

Présence des organisateurs au camp des PNJ

Il n’est pas obligatoire, mais néanmoins recommandé qu’au moins un des organisateurs soit présent au camp des PNJ pendant une bonne partie du temps (au moins les deux tiers). Ceci est particulièrement important au tout début de la partie, pendant les premières heures, lorsqu’il faudra guider et d’informer les retardataires, répondre à certaines questions des joueurs et des non-joueurs, aider à l’installation du camp des PNJ et au déguisement des non-joueurs, etc... Plus tard, les organisateurs pourront eux aussi jouer des personnages non joueurs mais ils devraient tous revenir au camp des PNJ régulièrement pour se tenir au courant des développements et pour guider les non-joueurs.

L’eau

Les organisateurs devraient s’occuper de l’approvisionnement en eau des joueurs. Ceci ne signifie pas qu’on devrait distribuer de l’eau à chaque campement mais seulement qu’il y en ait de disponible en tout temps en un endroit central, neutre et facilement accessible (ex: une auberge). Il devrait également toujours y en avoir au camp des PNJ.

Le système CRI: Communication, Respect et Interactivité

La communication, le respect et l’interactivité sont les trois clefs de voûte d’un bon GN. Pendant le déroulement de la partie, les organisateurs devraient constamment vérifier si elles sont appliquées par eux-mêmes et par les non-joueurs. Pour que votre partie soit un succès, il est important de ne négliger aucun des trois aspects:

Communication: Les organisateurs devraient toujours savoir tout ce qui se passe partout sur le terrain. Ceci se fait en s’assurant d’une bonne communication entre eux, mais aussi avec les non-joueurs. Les non-joueurs devraient à leur tour essayer d’être attentifs aux développements, aux progrès et aux initiatives des joueurs, et devraient reporter ceux-ci régulièrement aux organisateurs et aux autres non-joueurs à leur retour au camp des PNJ. Évidemment, l’horaire devrait aussi y être affiché bien en évidence et consulté fréquemment par tout le monde.

Respect: Les organisateurs doivent, plus que quiconque sur le terrain, être attentifs à ce que eux ou les non-joueurs ne manquent jamais de respect envers les joueurs. Ceci inclut des choses évidentes comme: ne pas tricher, jouer de façon sécuritaire, ne pas faire de favoritisme envers un personnage ou un groupe de personnage plutôt qu’un autre, ne pas tuer leur personnage gratuitement. Par contre, ça inclut aussi des choses plus subtiles et délicates comme savoir quand laisser un temps de répit aux joueurs pour qu’ils puissent manger, se réchauffer ou se reposer s’ils en ont envie. C’est pour cette raison que les non-joueurs doivent être choisis parmi les personnes les plus responsables.

Interactivité: Il est important de savoir s’adapter à la partie, plutôt que de forcer celle-ci à suivre un plan précis. Les initiatives des joueurs devraient être encouragées et il est tout à fait correct de modifier le scénario en fonction de celles-ci. De plus, on devrait toujours prévoir plusieurs développements et plusieurs fins à un scénario, selon ce que les joueurs vont faire. Les non-joueurs devraient même encourager les initiatives des joueurs en y participant.

Les joueurs à problèmes

Les organisateurs jouent aussi le rôle d’arbitre dans un GN. Ils ont le droit de refuser ou de renvoyer chez lui un joueur qui sera pris en possession d’alcool ou de drogue illégale, ou sous l’influence de ceux-ci. Ils ont également le droit d’avertir, de refuser ou de renvoyer chez lui un joueur qui agit dangereusement, qui triche, qui détruit ou vandalise le terrain, les bâtiments, les costumes ou les accessoires qui ne lui appartiennent pas, ou qui montre quelque comportement que ce soit que les organisateurs jugent déplacé ou irrespectueux. Leur décision est sans appel. Si un joueur refuse de s’y plier, les organisateurs du GN devraient faire appel aux représentants du C.A. de l’AJJRO et, si nécessaire, faire venir la police. L’AJJRO ne s’engage PAS à rembourser les joueurs expulsés.

Le matériel

Un grand soin devrait être apporté au matériel (costumes, accessoires et autre) appartenant à l’AJJRO. On devrait apporter une attention particulière aux armes en mousse et s’assurer qu’elles ne s’endommagent pas. Autrement, il faudra les réparer avant de les réutiliser. Tout bris ou perte de matériel devrait être rapportée. À la fin de la partie, les organisateurs sont responsables de ramener et de classer sommairement le matériel dans les endroits désignés au camp des PNJ. Le comité des costumes et accessoires viendra ramasser les costumes dans la semaine qui suit chaque GN pour les laver et les rapporter avant le GN suivant.

Débriefing

À la fin de la partie, les organisateurs devraient faire un débriefing pour expliquer ce que les joueurs n’ont peut-être pas compris du scénario, répondre aux questions, demander du feedback, rappeler l’heure de départ de l’autobus (s’il y a lieu), rappeler aux gens de ramasser leurs déchets, demander aux joueurs de raconter leurs anecdotes et leurs exploits. Enfin, ils pourront leur rappeler de passer voir les personnes du comité de l’homologation pour que ceux-ci prennent en note ce que les personnages ont acquis et perdu lors de cette partie (vies de personnage, argent, objets magiques, etc.).

Les déchets

Les organisateurs sont aussi responsables de s’assurer de la propreté du terrain. Avant la partie ou au début de celle-ci, ils devraient rappeler aux joueurs de ramasser leurs déchets et leur indiquer où ils doivent les apporter. Il se peut que les joueurs doivent rapporter les déchets chez eux. À la fin de l’activité (après le débriefing), les organisateurs devraient faire le tour du terrain et ramasser, s’il y a lieu, les déchets qui y auront été laissés. Si certains campements sont particulièrement malpropres, ils devraient en avertir les représentants de l’organisation de l’AJJRO pour que ceux-ci puissent sévir, si nécessaire. Si un forfait nourriture a été offert, il est de la responsabilité des organisateurs du GN de s’assurer que tout résidu de nourriture et tout déchet est ramassé et jeté à l’extérieur du terrain.

Pierre-Jean Thibault, 2002-2005

Annexe - Procédurier pour organiser un GN à l’AJJRO

Cette liste est un aide-mémoire. Elle s’applique pour toutes les activités de jeux de rôles grandeur nature, qu’ils aient lieu à l’extérieur ou à l’intérieur, pendant une soirée, une journée ou une fin de semaine, l’été ou l’hiver, dans un monde médiéval, moderne ou futuriste, etc.

L’utiliser peut vous aider à ne rien négliger… Cochez dans la dernière colonne ce que vous avez fait au fur et à mesure. Dans le pire des cas, vous serez certains de ne rien avoir oublié!!! Bonne activité!

Avant la soumission
Quoi faire?	Quand le faire?	Fait
1- Lire le document intitulé « Guide d’organisation d’un grandeur nature de l’AJJRO » ci haut.	Dès que vous envisagez d’organiser votre activité.
2- Faire des réunions d’organisation de l’activité entre les organisateurs.	Dès le début de la conception de l’activité.
3- Préparer un synopsis de votre activité (un document de 1 ou 2 pages environ). Voir le guide d’organisation d’un GN de l’AJJRO pour savoir ce qu’il doit contenir.	Le plus tôt possible. (Pour un GN : au plus tard au mois de janvier Autres activités : au plus tard un mois avant la date prévue de l’activité.)
4- Envoyer le synopsis aux administrateurs des activités de l’AJJRO. Consultez le site web pour connaître leurs coordonnées.	Pour un GN : À remettre le 31 janvier au maximum. Autres activités : Au moins 1 mois avant la date prévue pour votre activité.
Quelques semaines après l’acceptation
Quoi faire?	Quand le faire?	Fait
5- Siéger au comité pour l’organisation des GNs (si applicable). Des instructions et documents importants vous seront donnés.	Dès que votre GN est accepté par le comité de sélection. Un avis vous sera donné à ce sujet.
6- Prévoir si un forfait « bouffe » sera fourni (si applicable).	Dès le début de l’organisation de l’activité.
7- Présenter son budget prévisionnel.	Peu après que l’activité ait été acceptée.
8- Faire un suivi avec le comité monde Présentez votre projet au comité monde (dans le cas des GN) pour vous assurer de la cohésion de votre scénario et de votre histoire vis-à-vis le monde et l’histoire de l’AJJRO.	Peu après que l’activité ait été acceptée.
9- Vérifier que la réservation d’un local ou du terrain soit faite (date et lieu) (si applicable). Le président de l’AJJRO et les administrateurs des communications sont responsables des réservations.	Peu après que l’activité ait été acceptée.
10- Appeler la sûreté municipale pour aviser de la tenue de l’activité (si applicable, par exemple dans le cas d’activités dans des lieux publics).	Aussitôt que le local ou le terrain a été réservé.
11- Prévoir le transport des joueurs pour l’activité (si applicable, par autobus, co-voiturage, etc.).	Aussitôt que le local ou le terrain a été réservé.
Quelques mois avant l’activité
Quoi faire?	Quand le faire?	Fait
12- Écrire le scénario détaillé, le background de l’histoire, la description des personnages principaux, le bestiaire et un horaire préliminaire de l’activité (si applicable).	Le plus tôt possible, idéalement au plus tard un mois avant l’activité.
13- Choix et briefing des non joueurs Le briefing devrait au moins inclure une rencontre avec chaque non joueur pour s’assurer que tout le monde partage les mêmes idées.	Le plus tôt possible après que l’activité ait été acceptée.
14- Publiciser l’activité auprès des membres de l’AJJRO.	Dès que l’organisation de l’activité est avancée.
15- Inscription des joueurs.	Quelques semaines avant l’activité (selon les besoins).
16- Aviser le comité des costumes et des accessoires des besoins en matériel (si applicable).	Le plus tôt possible, au plus tard une semaine avant la tenue de l’activité.
17- Préparer un horaire détaillé de notre activité.	Au plus tard une semaine avant l’activité.
18- S’assurer que le terrain ou le local est propre au début de l’activité.	Au plus tard juste avant l’activité.
19- Aller chercher la clé du local et le code d’accès (si applicable) au service des loisirs de la Ville de Gatineau.	La journée « ouvrable » précédant votre activité.