Guide d'organisation d'un grandeur nature
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Guide d’organisation d’un
grandeur-nature de l’AJJRO

AJJRO, 2004-2005
Alors vous voulez organiser un GN ?
C’est
très bien! En fait, il s’agit là d’une expérience particulièrement
enrichissante. Par où devriez-vous commencer ? Lisez ce guide! Il décrit tout
ce que vous pouvez et devez faire.
Quand devriez-vous commencer à
organiser? Maintenant! En effet, il n’est jamais trop tôt pour s’y mettre. Une
erreur fatale est de se prendre à la dernière minute. Il est préférable de
commencer le plus tôt possible puisque plusieurs étapes du processus sont
étonnamment longues. D’ailleurs, il est bon de toujours prévoir du temps
supplémentaire, surtout à la dernière minute, pour s’occuper des imprévus. Si
vous suivez dans l’ordre (ou à peu près) les étapes décrites ici, ça devrait
aller comme sur des roulettes!
Voici
un document qui regroupe des conseils pour aider ceux qui veulent organiser une
partie grandeur nature (GN) à l’AJJRO. Ce ne sont pas
des directives strictes, mais bien des conseils basés sur l’expérience de
nombreux GN, qui n’ont pour but que de guider les organisateurs. Ceux-ci sont
invités à se servir de leur jugement pour déterminer ce qui s’applique ou non,
et ce qu’ils veulent garder ou laisser tomber. Ce guide s’applique
principalement pour organiser des GN extérieurs pendant une fin de semaine,
mais peut aussi être utilisé pour l’organisation de toute activité de jeu de
rôle grandeur nature à l’AJJRO, comme des GN à
l’intérieur pendant une journée, des GN urbains extérieurs pendant une soirée, etc. Il est recommandé de l’utiliser conjointement avec la
trousse d’organisation. En annexe, vous trouverez un procédurier qui résume,
dans un ordre chronologique logique, les tâches à accomplir.
Terminologie
Dans
ce texte, les termes suivants sont utilisés avec ces significations:
Joueur: Personne qui ne connaît pas les secrets du
scénario, et qui joue un personnage fabriqué selon les règles de la trousse de
fabrication de personnage. Les joueurs payent pour participer à l’activité.
Non-joueur: Personne qui connaît au moins un certain nombre des secrets du
scénario, et qui joue un ou plusieurs personnages, créatures ou monstres qui
peuvent avoir des aptitudes et des pouvoirs qui ne suivent pas la trousse de
fabrication de personnage. Les non-joueurs ne paient
pas pour venir à l’activité mais ils travaillent pour l’AJJRO.
Ils doivent donc se plier aux exigences des organisateurs des GN.
Organisateur: Personne nommée responsable par le C.A. de l’AJJRO de l’organisation et de la gestion d’une partie
grandeur nature (GN). Cette personne peut aussi jouer un ou des personnages non
joueurs pendant la partie.
Camp des PNJ: Partie du terrain inaccessible aux joueurs, où
les organisateurs et personnages non joueurs (PNJ) se rencontrent pour échanger
des informations, pour changer de costume ou de maquillage, pour planifier la
suite du scénario, pour manger, se réchauffer et se reposer. Cette zone est
hors-jeu pour les joueurs.
Avant de commencer: La
soumission du synopsis
Pour que son scénario soit
admissible, une équipe d’organisateurs/scénaristes doit respecter les critères
suivants :
1-
Être
composé d'au moins 2 personnes et d'au plus 8 personnes (ceci ne comprend PAS
toutes les personnes qui vont jouer des personnages non joueurs, seulement les
organisateurs de la partie).
2-
Comprendre
au moins une personne ayant déjà organisé une activité de jeu de rôle
grandeur nature pour l'AJJRO.
3-
Être
composé exclusivement de personnes ayant déjà joué des personnages non
joueurs lors d'au moins une autre partie grandeur nature de l'AJJRO.
4-
Être
composé exclusivement de personnes membres de l'AJJRO
au moment de la soumission du synopsis et qui ont l’intention de s’inscrire
comme membre de l’AJJRO pour l’année de la partie
grandeur nature.
5-
Soumettre
tous les documents mentionnés dans le « Guide d'organisation d'un grandeur
nature » au plus tard aux dates annoncées par les administrateurs des
activités.
Aussitôt
qu’une équipe d’organisateurs/scénaristes a été regroupée, elle doit écrire un
synopsis de son idée de scénario. Le synopsis est un document préliminaire qui
sert à convaincre le C.A. que votre idée de scénario est viable. Le scénario
n’a pas besoin d’être complété, ni même d’être entièrement clair pour les
scénaristes pour que ceux-ci écrivent le synopsis. Il doit comporter 3 parties :
1- Le nom et les coordonnées (numéros
de téléphone et adresses de courrier électronique) de chaque organisateur
officiel, c’est-à-dire ceux avec qui le C.A. et les membres de l’AJJRO pourront communiquer pour leur parler de la partie.
Les organisateurs officiels doivent être au moins 2 et au plus 8 personnes.
2- Un bref résumé de votre idée de scénario
et de son organisation, assez complète pour en donner un bon apercu. Celui-ci doit avoir une longueur comprise entre 1/2
page et 1 page et 1/2 (avec une police clairement
lisible de 12 points, à simple interligne)
3- Un paragraphe (maximum ½ page)
décrivant ce que ce scénario a d’original, d’intéressant ou d’exceptionnel, et
expliquant pourquoi il devrait être choisit plutôt qu’un autre. C'est l'occasion de vendre votre salade et de
convaincre les lecteurs que votre scénario est le meilleur!
Le synopsis ne devrait pas contenir
d’illustrations ou d’information autre que celle décrite ici. Le document doit
être remis aux coordinateurs des activités au plus tard le 31janvier de l’année prévue pour votre GN. Le C.A. va ensuite
consulter chacun des synopsis et décider des scénarios qui seront retenus.
Ceux-ci seront annoncés au plus tard 10 jours après cette date. Une rencontre
sera alors organisée (si possible avec au moins un représentant de chaque
équipe en même temps) et des instructions plus complètes vous seront données. La
date de chaque GN sera également choisie lors de cette rencontre. Lorsque l’idée
de scénario a été acceptée, les organisateurs peuvent commencer à élaborer plus
en détail les documents décrits plus bas.
Première étape: La rédaction
Aussitôt
que l’idée de scénario a été acceptée et longtemps avant la partie, on doit
écrire certains documents pour planifier l’histoire du GN. On suggère ici 6
documents importants: le scénario, le background de l’histoire, la description
des personnages principaux, le bestiaire, l’horaire et l’introduction aux
participants.
1- Scénario
Le
scénario devrait être écrit longtemps à l’avance. Il raconte les événements qui
vont probablement se produire durant le GN. Il devrait donc décrire en détail
TOUS ce qui est prévu dans celui-ci, que ce soit des événements importants, des
quêtes secondaires ou même seulement optionnelles. Il devrait aussi décrire
plusieurs options possibles pour certains événements, dépendantes des actions
des joueurs. Il ne devrait donc pas être trop linéaire. Également, il ne
devrait pas décrire l’histoire qui a menée aux circonstances actuelles. Cet
aspect devrait être inclus dans le background de l’histoire. Le scénario
devrait cependant décrire ce que les personnages non joueurs sont supposés
faire, à quel moment et pourquoi. Il peut même indiquer dans quel état d’esprit
ceux-ci devraient se trouver et quelle attitude ils devraient avoir à chaque
moment du scénario.
Quel
style de scénario devriez-vous choisir? C’est un choix personnel. Certaines
personnes aiment les scénarios impliquant deux ou trois grosses armées en
conflit entre elles. Certaines autres aiment les scénarios où les joueurs sont
placés dans de petits groupes. Certains aiment les parties avec beaucoup de
combats, d’autres avec des intrigues politiques et diplomatiques, d’autres avec
des énigmes et des mystères, d’autres avec beaucoup de magie. D’une façon ou
d’une autre, vous ne ferez sans doute pas plaisir à tout le monde, mais il est
possible de faire un bon compromis en mélangeant de façon équilibrée tous ces
ingrédients. Notez qu’il n’est pas recommandé d’imposer des groupes
artificiels, entre lesquels les amis vont se retrouver séparé. Si on désire
imposer des groupes, il est préférable de laisser les gens s’inscrire dans le
groupe de leur choix lors de leur inscription au GN.
Enfin,
il n’est pas nécessaire de créer une histoire où les joueurs doivent absolument
empêcher la fin du monde de se produire par des moyens exceptionnels et
grandioses. Souvent, une histoire simple, bien montée mais à une échelle plus
humaine, remporte plus de succès qu’une histoire épique compliquée. Après tout,
si le monde était vraiment constamment menacé de destruction, il serait peu
probable qu’il ait pu survivre jusqu’à maintenant.
2- Background de l’histoire
Ce
document est différent du scénario, il s’agit de l’histoire déjà vécue (donc ne
pouvant plus être changée) qui a mené à celui-ci. Le background de l’histoire
explique pourquoi les choses sont maintenant ce qu’elles sont. Par exemple,
comment un personnage donné est devenu le grand ennemi des joueurs, ou bien
comment une guerre ayant lieu durant le scénario a débuté, etc.
Il peut inclure une ligne de temps des événements passés pertinents au
scénario. Ce document devrait aussi être écrit longtemps à l’avance.
Les
organisateurs devraient décider ce que les joueurs avec des compétences spéciales
(comme connaissance des légendes ou divination) peuvent connaître de l’histoire
ou du scénario. Ils devraient ensuite préparer des feuilles d’informations
supplémentaires pour ces joueurs.
3- Description des personnages principaux
Il
est essentiel de bien définir les personnages non joueurs qui auront un rôle
important à jouer dans le scénario. Plusieurs personnages devraient en effet
avoir des informations à divulguer ou des actions critiques à poser. Comme les non-joueurs qui vont les incarner vont devoir être prêts à
improviser et à prendre des initiatives, ils doivent avoir une bonne idée de la
personnalité de ce personnage, de son attitude, de son histoire, de ses
valeurs, de ses objectifs, etc. S’ils ont un bon
“feeling” de leur personnage, ils vont se sentir plus à l’aise pour le jouer
exactement comme les organisateurs l’avaient imaginé. Cette étape peut se faire
partiellement en collaboration avec les gens qui vont incarner ces personnages.
Il n’est pas nécessaire de décrire chaque personnage. Plusieurs ne seront pas
assez importants dans l’histoire pour que ça soit nécessaire.
4- Bestiaire
Les
organisateurs devraient monter un bestiaire décrivant chaque monstre, créature
et personnage non joueur du point de vue des statistiques de jeu (points de vie
et de magie, compétences, sorts, compétences naturelles ou spéciales, etc.). Ces créatures n’ont pas besoin de suivre la trousse
de fabrication de personnage, ils peuvent avoir de nombreuses compétences ou
aptitudes spéciales qui ne sont pas nécessairement à la disposition des
joueurs. Un bon bestiaire devrait aussi inclure des indications pour aider à
comprendre comment les créatures devraient être jouées (alignement,
intelligence, attitude/comportement, organisation sociale, etc).
Il est aussi utile d’inclure une brève description du costume à utiliser.
Enfin, il devrait comprendre des données techniques que les non-joueurs
devraient savoir par coeur (ex: il faut polyglotte III pour parler à cette
créature, il est repoussé par un vade retro II et
meurt avec un vade retro III, il n’est pas affecté
par les sorts de charme, il peut voir l’invisibilité, etc.).
Il est aussi possible de consulter le bestiaire
officiel du monde de l’AJJRO pour les créatures plus
communes. Ces descriptions ne sont que des suggestions et peuvent être
modifiées par les organisateurs de GN. À la fin de leur GN, les organisateurs
devraient remettre une copie de chacune de leurs feuilles de créatures pour
qu’ils puissent être ajoutés au bestiaire officiel.
5- Horaire
Il
est très fortement recommandé de préparer un horaire DÉTAILLÉ et FLEXIBLE de la
fin de semaine de GN. Pendant la partie, celui-ci devrait être installé bien en
évidence au camp des PNJ, pour que les non-joueurs
puissent le consulter au besoin. Idéalement, il devrait être divisé en périodes
d’une durée d’une demi-heure. Tous les événements importants, comme les sorties
de non-joueurs par exemple, devraient y apparaître.
Bien sûr, chaque événement à l’horaire peut occuper plus qu’une période, ou
moins. N’oubliez pas de prévoir les temps de repos des non-joueurs
et des joueurs. L’horaire devrait réellement être:
1- DÉTAILLÉ: ce qui signifie qu’il doit
comprendre tous les événements importants et toutes les apparitions et sorties
de chaque personnage, groupe, créature ou monstre non joueur qui a été prévu
dans le scénario. On devrait y voir l’heure de sortie et l’heure de retour
prévue pour chacun de ces personnages, créatures ou monstres.
2- FLEXIBLE: ce qui signifie qu’il doit pouvoir
être changé. Si un costume se brise, si un non-joueur
est trop fatigué pour sortir, si les joueurs avancent trop rapidement ou trop
lentement dans leurs quêtes, ou si on veut improviser autours d’une idée non
planifiée, il peut arriver qu’on change l’horaire. Normalement, il devrait y
avoir le moins possible d’événements qui dépendent d’un “timing” parfait.
En
bref, un horaire peut être à la fois détaillé et flexible si on planifie tout
dans les détails, mais qu’on est prêt à tout changer s’il le faut.
6- Introduction aux participants
Souvent
très court (moins d’une page), l’introduction aux participants (souvent appelé
« teaser ») est ce qui sera rendu public pour tout le monde,
idéalement le plus longtemps possible à l’avance. Il a pour objectif de donner
le goût aux gens de participer au GN, ainsi que de leur donner une idée du genre
de scénario, de l’ambiance à laquelle il faut s’attendre, etc.
Il sera affiché sur le site web de l’AJJRO.
Deuxième étape: La gestion des
ressources humaines et du matériel
Ratio
Essayez
d’évaluer à l’avance combien de participants vont s’inscrire (autant que
possible). Trouvez un bon ratio de personnages non joueurs (PNJ)/joueurs (PJ).
En général, un ratio d’environ 1PNJ/5PJ est un bon point de référence. Si vous
voulez assurer un meilleur contrôle sur la partie et ce que font les joueurs,
il est recommandé de faire passer ce ratio à 1PNJ/4PJ, ou même plus. Si vous
visez une partie avec une plus grande liberté et indépendance des joueurs, un
ratio d’environ 1PNJ/6PJ ou 1PNJ/7PJ est de mise. Rappelez-vous que plus vous
aurez de non-joueurs, plus l’organisation risque
d’être complexe et difficile à gérer. Moins vous en aurez, plus les joueurs
risquent de s’ennuyer et plus les non-joueurs vont
êtres surmenés.
Forfait nourriture
Les
organisateurs sont responsables de décider si un forfait nourriture sera
disponible, en quoi il consistera, qui fera et servira la nourriture, et
combien ce forfait coûtera aux participants. Il est recommandé de fixer un prix
pour les membres et un prix plus élevé pour les non-membres.
Ils sont aussi responsables de s’assurer que les achats de nourriture ont été
faits à temps (par eux ou par des personnes qu’ils auront désignées).
Normalement, un forfait nourriture devrait s’autofinancer.
Il
est également bon de planifier l’approvisionnement en eau des personnes qui
vont faire la nourriture.
Choix et briefing des non-joueurs
Les
non-joueurs devraient être choisis parmi les
personnes disponibles les plus fiables, intègres et responsables. Ce devrait
être des personnes qui sont capables de se donner en spectacle sans trop de
gêne.
Préférablement,
au moins un des organisateurs ou des non-joueurs
devrait avoir des connaissances adéquates et à jour en premiers soins.
Cependant, cela n’est pas toujours possible. Si ce n’est pas le cas, on devrait
s’informer auprès des joueurs pour en trouver au moins un qui en ait. Dans
toute activité de l’AJJRO, il devrait y avoir au
moins une personne sur le terrain qui possède des connaissances adéquates en
premiers soins. Ces personnes devraient être identifiées, et connues des
organisateurs.
Les
non-joueurs devraient être invités à participer à au
moins certaines des réunions d’organisation du GN (ou même à toutes). De plus,
ils devraient être brièvement rencontrés chacun individuellement pour s’assurer
qu’ils comprennent bien ce qu’on attend d’eux. On peut les faire participer
dans la création et l’élaboration des personnages ou créatures qu’ils vont
jouer. Ils ne devraient rien révéler des informations confidentielles aux
joueurs avant la partie.
Réunions d’organisations
Il
est essentiel que les organisateurs fassent de nombreuses réunions
d’organisation en commençant le plus tôt possible avant la partie. Lors de
celles-ci. ils devraient se communiquer toute idée,
initiative et projet. Il est recommandé de prendre des notes lors de celles-ci
pour ne rien oublier. La communication entre organisateurs est capitale.
Normalement, chaque organisateur devrait tout savoir sur la partie. À la fin de
chaque réunion, il est recommandé que tout le monde s’entendre sur les tâches
que chacun a à faire d’ici la prochaine réunion.
Il
est aussi recommandé de communiquer par courriel ou par téléphone aussi souvent
que nécessaire.
Inscriptions des joueurs
Les
organisateurs sont responsables de prendre les inscriptions des personnes qui
veulent participer à leur partie en tant que joueurs. Ce qui implique qu’ils
sont responsables de les informer du lieu et des dates de l’activité, de
l’heure où celle-ci débute et de l’heure où elle finit.
Au moment de l’inscription, ils
doivent vérifier si la personne est membre (soit en exigeant de voir la carte
de membre, soit en vérifiant sur la liste des membres au local) avant de lui
accorder le rabais aux membres. Si la personne n’est pas membre, les organisateurs
doivent vérifier si elle est majeure. Dans le doute, ils doivent exiger de voir
une carte d’identité valide avec photo (carte d’assurance-maladie, permis de
conduire, etc.). S’il la personne est mineure, il
faut alors vérifier qu’elle a bien l’âge minimal requis par l’AJJRO (15 ans). Les personnes mineures doivent également
faire remplir un formulaire d’autorisation parentale par un parent ou tuteur
légal.
S’il y a lieu, ils sont également
responsables de prendre les inscriptions pour l’autobus ou le co-voiturage, ou
encore pour le forfait nourriture. Ils devront consigner avec précision tous
les renseignements requis sur la feuille d’inscription fournie. Ils sont aussi
responsables de ramasser l’argent pendant chaque période d’inscription et de ne
jamais laisser celui-ci sans surveillance.
Les
organisateurs devraient se réserver suffisamment de temps pour s’occuper des
inscriptions au local, surtout vers la fin (plusieurs personnes ont tendance à
s’inscrire à la dernière minute). Il devrait y avoir au moins un organisateur
présent au local de 6 heures à 10 heures à chaque vendredi pendant au moins un
mois avant l’activité. Ils devraient placer une table bien en vue et, au
besoin, annoncer clairement qu’ils sont disponibles pour prendre les inscriptions.
Ils devraient aussi être prêts à répondre aux questions des participants et de
leurs parents. Le tout devrait normalement être fait avant la date limite
d’inscription.
Les
joueurs devraient également remettre une copie de leur feuille de personnage remplie
avant la date limite d’inscription. C’est également une bonne idée de garder
une trousse de fabrication de personnage à leur disposition à cette table.
Le matériel
Bien
que ça ne soit pas essentiel, c’est une excellente idée de fabriquer au moins
un costume spectaculaire jamais vu auparavant pour chaque nouvelle partie. Plus
celui-ci sera hors de l’ordinaire et impressionnant, plus les joueurs
apprécieront. On peut aussi fabriquer de nouveaux éléments de décors,
accessoires, etc.
Les
organisateurs sont responsables de se procurer tout le matériel dont ils ont
besoin pour leur partie, que ce soit du matériel appartenant déjà à l’AJJRO ou du nouveau matériel acheté exprès pour le GN. Ils
sont aussi responsable de fabriquer ou de faire fabriquer les costumes ou
accessoires voulus, aux prix les plus bas possible. Pour ce faire, ils
disposent d’une avance de fonds que le C.A. de l’AJJRO
leur remettra à l’avance, après la remise de leur budget prévisionnel. Cet
argent pourra ensuite être utilisé par les organisateurs pour acheter du
matériel, des produits ou services. Les organisateurs du GN sont aussi responsables
de s’assurer que tout le matériel est transporté sur le site du GN avant la
partie. Ils doivent aussi s’assurer que les armes de mousse sont en bon état et
sécuritaires.
Pour
ce qui est des nouveaux costumes, les organisateurs peuvent faire appel aux non-joueurs pour se fabriquer eux-mêmes le ou les costumes
qu’ils vont porter pendant la fin de semaine, en autant que ceux-ci ne soient
pas trop élaborés ou coûteux. Si tel est le cas, les organisateurs devraient
s’occuper eux-mêmes de les fabriquer ou de déléguer la tâche à quelqu’un de
qualifié. Le comité des costumes et accessoires de l’AJJRO
est composé de telles personnes. Celles-ci peuvent, si
on les averti longtemps à l’avance, fabriquer ou acheter des costumes et autre
matériel.
Les organisateurs devraient s’assurer que le
matériel suivant est présent sur le terrain en quantité suffisante : bonbonne de propane (pour l’éclairage au camp des
PNJ), duct tape, huile à lampe, papier de toilette et
chaux (pour les latrines), sacs à déchets, serviettes humides (« wet ones », pour enlever le
maquillage). Plusieurs de ces choses seront déjà sur place mais il vaut mieux
s’assurer entre chaque GN qu’il en reste assez. Si à la fin d’un GN, il manque
de certains de ces items, veuillez en aviser un membre de C.A. de l’AJJRO.
Publicité
C’est
une excellente idée de faire de la publicité pour une partie. Vous pouvez faire
des affiches et les poster au local le vendredi soir. Vous pouvez soumettre un
message ou une bannière pour qu’on les poste sur le site web
de l’AJJRO. Vous pouvez en parler aux membres qui
fréquentent le local. Si vous voulez, vous pouvez même faire de la publicité à
l’extérieur de l’AJJRO (affiches,
journaux, radio, télévision, etc.). Dans ce cas, vous
pouvez demander de l’aide aux responsables des communications au C.A. de l’AJJRO. Certains ont déjà de l’expérience dans ce genre de
démarche.
Finances
Dès
le début, un budget (ou état des résultats) précis doit être tenu à jour. Une
version prévisionnelle de ce budget est exigée avant que les organisateurs
puissent obtenir une première avance de fond pour financer leur GN. Il est
capital de surveiller chaque dépense, de les répertorier et de garder toutes
les factures. Si vous ne pouvez obtenir une facture pour un achat donné,
écrivez une note signée et datée avec le montant dépensé, la description
précise de l’achat et l’endroit où il a été fait. Si les organisateurs du GN
désirent faire un achat particulièrement important, un membre du C.A. de l’AJJRO devra être consulté.
Il
est aussi très important de tenir un compte exact des revenus, donc des
inscriptions et des paiements des joueurs membres et non membres.
Après
le GN, un budget devra être remis à un des membres du C.A. au plus tard deux
semaines après la fin de l’activité, avec les factures et l’argent non dépensé.
Le trésorier du C.A. utilisera ensuite ces documents pour faire le budget
annuel de l’AJJRO.
Transport
S’ils
désirent fournir un autobus ou un autre moyen de transport vers le terrain du
GN, les organisateurs sont responsables de faire le plus tôt possible les
démarches nécessaires pour la réservation et le paiement d’un ou plusieurs
moyens de transport adéquats pour le nombre de participants.
ATTENTION:
La location d’un autobus coûte habituellement plus que l’argent ramassé des
membres avec le supplément exigé pour prendre l’autobus. En conséquence, cette
location ne s’autofinance habituellement pas. Il faut en tenir compte dans le
budget.
Dernière visite du terrain
Durant
la dernière semaine (sept jours ou moins avant le GN), au moins un des
organisateurs devrait se rendre sur le site du terrain de jeu pour faire une
dernière vérification générale. Entre autres, ils devraient s’assurer que
celui-ci est propre et que tout le matériel nécessaire est bel et bien sur
place. Ils peuvent aussi en profiter pour aménager des sites et cacher des
objets qui serviront au jeu. Cette étape peut être faite seulement la journée même
du GN, avant celui-ci, mais les organisateurs ont généralement déjà beaucoup à
faire lors de cette dernière journée. Il est donc mieux de prévoir une autre
visite quelques jours plus tôt.
Troisième étape: L’organisation
pendant la partie
Homologation
Au début de chaque partie, le comité
de l’homologation sera présent sur le terrain au moins durant les 2 heures
avant le briefing (et probablement plus). Il est responsable de donner aux
joueurs leur argent, les documents reliés à certaines compétences (connaissance
des légendes, divination, etc.) et autres objets en
jeu. Il est aussi responsable de vérifier la sécurité des armes, armures et
boucliers, et de donner aux personnes n’ayant pas de costume adéquat un sac de
jute pour cacher leurs vêtements anachroniques. À leur arrivée sur le terrain,
les organisateurs devraient transmettre aux personnes responsables de
l’homologation le matériel dont ceux-ci auront besoin. Entre autre, l’argent de
jeu, les pierres précieuses, lingots et objets magiques en possession des
joueurs, les documents pour les compétences comme connaissance des légendes,
divination, etc.
Briefing
Au
début de la partie, les organisateurs devraient faire un briefing avec les
joueurs dans un endroit central, dans lequel ils pourront rappeler certains
règlements importants, faire des annonces, présenter l’introduction de la
partie plus en détail, répondre aux questions, etc.
Lors du briefing, on devrait demander aux personnes possédant des
qualifications de premiers soins de s’identifier à toutes les personnes
présentes.
Organisation du camp des PNJ
Le
camp des PNJ devrait toujours être gardé propre et ordonné. Le matériel devrait
être gardé autant que possible à l’abri de la pluie et du vent. Il devrait
comporter une section qui regroupera la paperasse: scénario et histoire,
description des PNJ, bestiaire, feuilles de personnage pour chaque personnage
joueur sur le terrain, papier blanc, plumes et crayons. L’horaire devrait y
être affiché visiblement et une lampe de poche devrait être laissée en
permanence à côté pour qu’il puisse être consulté la nuit. Il est aussi
recommandé de laisser une montre au même endroit. Le camp des PNJ devrait
également comporter une trousse de premiers soins (fournie par l’AJJRO). On devrait annoncer clairement à tous les non-joueurs où celle-ci se trouve. Les déchets devront être
ramassés dans des sacs au fur et à mesure.
Présence des organisateurs au camp des PNJ
Il
n’est pas obligatoire, mais néanmoins recommandé qu’au moins un des
organisateurs soit présent au camp des PNJ pendant une bonne partie du temps
(au moins les deux tiers). Ceci est particulièrement important au tout début de
la partie, pendant les premières heures, lorsqu’il faudra guider et d’informer
les retardataires, répondre à certaines questions des joueurs et des non-joueurs, aider à l’installation du camp des PNJ et au
déguisement des non-joueurs, etc...
Plus tard, les organisateurs pourront eux aussi jouer des personnages non
joueurs mais ils devraient tous revenir au camp des PNJ régulièrement pour se
tenir au courant des développements et pour guider les non-joueurs.
L’eau
Les
organisateurs devraient s’occuper de l’approvisionnement en eau des joueurs.
Ceci ne signifie pas qu’on devrait distribuer de l’eau à chaque campement mais
seulement qu’il y en ait de disponible en tout temps en un endroit central,
neutre et facilement accessible (ex: une auberge). Il devrait également
toujours y en avoir au camp des PNJ.
Le système CRI: Communication, Respect et
Interactivité
La
communication, le respect et l’interactivité sont les trois clefs de voûte d’un
bon GN. Pendant le déroulement de la partie, les organisateurs devraient
constamment vérifier si elles sont appliquées par eux-mêmes et par les non-joueurs. Pour que votre partie soit un succès, il est
important de ne négliger aucun des trois aspects:
Communication: Les organisateurs devraient toujours savoir
tout ce qui se passe partout sur le terrain. Ceci se fait en s’assurant d’une
bonne communication entre eux, mais aussi avec les non-joueurs.
Les non-joueurs devraient à leur tour essayer d’être
attentifs aux développements, aux progrès et aux initiatives des joueurs, et
devraient reporter ceux-ci régulièrement aux organisateurs et aux autres non-joueurs à leur retour au camp des PNJ. Évidemment,
l’horaire devrait aussi y être affiché bien en évidence et consulté fréquemment
par tout le monde.
Respect: Les organisateurs doivent, plus que quiconque sur le terrain, être
attentifs à ce que eux ou les non-joueurs ne manquent
jamais de respect envers les joueurs. Ceci inclut des choses évidentes comme:
ne pas tricher, jouer de façon sécuritaire, ne pas faire de favoritisme envers
un personnage ou un groupe de personnage plutôt qu’un autre, ne pas tuer leur
personnage gratuitement. Par contre, ça inclut aussi des choses plus subtiles
et délicates comme savoir quand laisser un temps de répit aux joueurs pour
qu’ils puissent manger, se réchauffer ou se reposer s’ils en ont envie. C’est
pour cette raison que les non-joueurs doivent être
choisis parmi les personnes les plus responsables.
Interactivité: Il est important de savoir s’adapter à la
partie, plutôt que de forcer celle-ci à suivre un plan précis. Les initiatives
des joueurs devraient être encouragées et il est tout à fait correct de modifier
le scénario en fonction de celles-ci. De plus, on devrait toujours prévoir
plusieurs développements et plusieurs fins à un scénario, selon ce que les
joueurs vont faire. Les non-joueurs devraient même
encourager les initiatives des joueurs en y participant.
Les joueurs à problèmes
Les
organisateurs jouent aussi le rôle d’arbitre dans un GN. Ils ont le droit de
refuser ou de renvoyer chez lui un joueur qui sera pris en possession d’alcool
ou de drogue illégale, ou sous l’influence de ceux-ci. Ils ont également le
droit d’avertir, de refuser ou de renvoyer chez lui un joueur qui agit
dangereusement, qui triche, qui détruit ou vandalise le terrain, les bâtiments,
les costumes ou les accessoires qui ne lui appartiennent pas, ou qui montre
quelque comportement que ce soit que les organisateurs jugent déplacé ou
irrespectueux. Leur décision est sans appel. Si un joueur refuse de s’y plier,
les organisateurs du GN devraient faire appel aux représentants du C.A. de l’AJJRO et, si nécessaire, faire venir la police. L’AJJRO ne
s’engage PAS à rembourser les joueurs expulsés.
Le matériel
Un
grand soin devrait être apporté au matériel (costumes, accessoires et autre)
appartenant à l’AJJRO. On devrait apporter une
attention particulière aux armes en mousse et s’assurer qu’elles ne
s’endommagent pas. Autrement, il faudra les réparer avant de les réutiliser. Tout
bris ou perte de matériel devrait être rapportée. À la fin de la partie, les
organisateurs sont responsables de ramener et de classer sommairement le matériel
dans les endroits désignés au camp des PNJ. Le comité des costumes et
accessoires viendra ramasser les costumes dans la semaine qui suit chaque GN
pour les laver et les rapporter avant le GN suivant.
Débriefing
À
la fin de la partie, les organisateurs devraient faire un débriefing pour
expliquer ce que les joueurs n’ont peut-être pas compris du scénario, répondre
aux questions, demander du feedback, rappeler l’heure de départ de l’autobus
(s’il y a lieu), rappeler aux gens de ramasser leurs déchets, demander aux
joueurs de raconter leurs anecdotes et leurs exploits. Enfin, ils pourront leur
rappeler de passer voir les personnes du comité de l’homologation pour que
ceux-ci prennent en note ce que les personnages ont acquis et perdu lors de
cette partie (vies de personnage, argent, objets magiques, etc.).
Les déchets
Les
organisateurs sont aussi responsables de s’assurer de la propreté du terrain.
Avant la partie ou au début de celle-ci, ils devraient rappeler aux joueurs de
ramasser leurs déchets et leur indiquer où ils doivent les apporter. Il se peut
que les joueurs doivent rapporter les déchets chez eux. À la fin de l’activité
(après le débriefing), les organisateurs devraient faire le tour du terrain et
ramasser, s’il y a lieu, les déchets qui y auront été laissés. Si certains
campements sont particulièrement malpropres, ils devraient en avertir les
représentants de l’organisation de l’AJJRO pour que
ceux-ci puissent sévir, si nécessaire. Si un forfait nourriture a été offert,
il est de la responsabilité des organisateurs du GN de s’assurer que tout
résidu de nourriture et tout déchet est ramassé et jeté à l’extérieur du
terrain.
Pierre-Jean Thibault, 2002-2005
Annexe - Procédurier pour organiser un GN à l’AJJRO
Cette liste est un aide-mémoire. Elle
s’applique pour toutes les activités de jeux de rôles grandeur nature, qu’ils
aient lieu à l’extérieur ou à l’intérieur, pendant une soirée, une journée ou
une fin de semaine, l’été ou l’hiver, dans un monde médiéval, moderne ou
futuriste, etc.
L’utiliser peut vous aider à ne rien négliger… Cochez
dans la dernière colonne ce que vous avez fait au fur et à mesure. Dans le pire
des cas, vous serez certains de ne rien avoir oublié!!! Bonne activité!
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Avant la soumission |
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Quoi faire? |
Quand le faire? |
Fait |
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1- Lire le document intitulé
« Guide d’organisation d’un grandeur nature de l’AJJRO »
ci haut. |
Dès que vous envisagez d’organiser votre
activité. |
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2- Faire des réunions
d’organisation de l’activité entre les organisateurs. |
Dès le début de la conception de l’activité. |
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3- Préparer un synopsis de votre activité
(un document de 1 ou 2 pages environ). Voir le guide d’organisation d’un GN
de l’AJJRO pour savoir ce qu’il doit contenir. |
Le plus tôt possible. (Pour un GN : au plus tard au mois de
janvier Autres activités : au plus tard un mois
avant la date prévue de l’activité.) |
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4- Envoyer le synopsis aux
administrateurs des activités de l’AJJRO. Consultez le site web pour connaître leurs coordonnées. |
Pour un GN : À remettre le 31 janvier au
maximum. Autres activités : Au moins 1 mois avant
la date prévue pour votre activité. |
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Quelques semaines après l’acceptation |
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Quoi faire? |
Quand le faire? |
Fait |
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5- Siéger au comité pour
l’organisation des GNs (si applicable). Des
instructions et documents importants vous seront
donnés. |
Dès que votre GN est accepté par le comité de
sélection. Un avis vous sera donné à ce sujet. |
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6- Prévoir si un forfait
« bouffe » sera fourni (si applicable). |
Dès le début de l’organisation de l’activité. |
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7-
Présenter son budget prévisionnel. |
Peu après que l’activité ait été acceptée. |
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8- Faire
un suivi avec le comité monde Présentez votre
projet au comité monde (dans le cas des GN) pour vous assurer de la cohésion
de votre scénario et de votre histoire vis-à-vis le monde et l’histoire de l’AJJRO. |
Peu après que l’activité ait été acceptée. |
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9- Vérifier que la réservation
d’un local ou du terrain soit faite (date et lieu) (si applicable). Le président de l’AJJRO et les administrateurs des communications sont
responsables des réservations. |
Peu après que l’activité ait été acceptée. |
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10- Appeler la sûreté municipale
pour aviser de la tenue de l’activité (si applicable, par exemple dans le cas
d’activités dans des lieux publics). |
Aussitôt que le local ou le terrain a été
réservé. |
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11- Prévoir le transport des
joueurs pour l’activité (si applicable, par autobus, co-voiturage, etc.). |
Aussitôt que le local ou le terrain a été
réservé. |
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Quelques mois avant l’activité |
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Quoi faire? |
Quand le faire? |
Fait |
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12- Écrire le scénario détaillé,
le background de l’histoire, la description des personnages principaux, le
bestiaire et un horaire préliminaire de l’activité (si applicable). |
Le plus tôt possible, idéalement au plus tard
un mois avant l’activité. |
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13- Choix
et briefing des non joueurs Le briefing devrait
au moins inclure une rencontre avec chaque non joueur pour s’assurer que tout
le monde partage les mêmes idées. |
Le plus tôt possible après que l’activité ait
été acceptée. |
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14- Publiciser l’activité auprès
des membres de l’AJJRO. |
Dès que l’organisation de l’activité est
avancée. |
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15-
Inscription des joueurs. |
Quelques semaines avant l’activité (selon les
besoins). |
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16- Aviser le comité des costumes
et des accessoires des besoins en matériel (si applicable). |
Le plus tôt possible, au plus tard une
semaine avant la tenue de l’activité. |
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17- Préparer un horaire détaillé
de notre activité. |
Au plus tard une semaine avant l’activité. |
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18- S’assurer que le terrain ou le
local est propre au début de l’activité. |
Au plus tard juste avant l’activité. |
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19- Aller chercher la clé du local
et le code d’accès (si applicable) au service des loisirs de la Ville de
Gatineau. |
La journée « ouvrable » précédant
votre activité. |
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